Polityka prywatności

I. Zgoda użytkownika

Korzystając z serwisu CoffeeJob (dalej: Serwis), dostępnego pod adresem coffeejob.pl, akceptujesz zasady przetwarzania danych osobowych opisane w niniejszej Polityce prywatności. Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Administratorem Twoich danych osobowych jest Sales&More Spółka akcyjna z siedzibą przy ul. Bednarskiej 7, 00-310 Warszawa, KRS 0000307674, NIP 5213486940, REGON 141342719. Szczegółowe dane administratora oraz kontakt do Inspektora Ochrony Danych znajdziesz na stronie Administrator danych osobowych.

II. Dane osobowe przetwarzane przez administratora

Administrator przetwarza dane osobowe pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika (w toku rejestracji, korzystania z Serwisu i kontaktu) oraz dane techniczne gromadzone automatycznie podczas korzystania z Serwisu.

1. Dane podawane bezpośrednio przez Użytkownika

• adres e-mail (wymagany do założenia konta i logowania),
• numer telefonu (opcjonalnie — m.in. do faktury lub kontaktu),
• imię i nazwisko (opcjonalnie),
• treść pliku CV (PDF/DOCX) przesłanego do analizy — w tym dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, historia zatrudnienia, wykształcenie, umiejętności oraz zdjęcie kandydata (jeśli umieszczone w CV),
• treść ogłoszenia o pracę, do którego optymalizowane jest CV,
• dane do faktury (NIP, nazwa firmy, adres) — wyłącznie w przypadku żądania faktury VAT.

2. Dane wynikowe (tworzone w toku świadczenia usługi)

• parsowane CV (ParsedCV): dane kontaktowe, historia zatrudnienia, wykształcenie, umiejętności, certyfikaty, języki,
• profil zawodowy: stanowisko (profession), poziom wykształcenia (educationLevel), staż w ostatniej roli (lastJobTenureMonths), podsumowanie umiejętności (skillsSummary), częstotliwość zmian pracodawcy (jobChangeFrequency), typ kandydata (customerType),
• dane szacunkowe (opcjonalne, wyłącznie do segmentacji): szacowany wiek (estimatedAge) i szacowana płeć (estimatedGender) — pochodne pola wyliczane heurystycznie z treści CV; nie są używane do podejmowania decyzji wobec Użytkownika,
• wyniki analiz AI (dopasowanie do oferty, zoptymalizowane CV, list motywacyjny) oraz historia korzystania z Serwisu.

3. Dane techniczne i marketingowe zbierane automatycznie

• adres IP, identyfikator sesji,
• informacje o urządzeniu (user-agent, przeglądarka, system),
• identyfikatory w plikach cookies oraz parametry kampanii (utm_source, utm_medium, utm_campaign, GCLID, FBCLID),
• logi serwerowe (data i godzina zapytania, ścieżka URL, kod odpowiedzi).

4. Pełen zakres danych dostępny w panelu

Pełny, aktualny zakres danych przetwarzanych w związku z Twoim kontem — w tym treść przesłanych CV, wygenerowane analizy, historia płatności i ustawienia zgód — widoczny jest po zalogowaniu w panelu użytkownika. W panelu możesz w każdej chwili pobrać kopię swoich danych, usunąć pojedynczą analizę lub trwale usunąć konto.

III. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Świadczenie usługi optymalizacji CV (analiza CV, analiza dopasowania do oferty, generowanie zoptymalizowanego CV i listu motywacyjnego, prowadzenie konta) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Realizacja płatności i rozliczeń — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO (obowiązki podatkowe i księgowe).
• Marketing własny (newsletter, oferty, follow-up po wyniku rekrutacji) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Analityka i poprawa jakości usług AI (kalibracja modeli, pomiary jakości dopasowań) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w doskonaleniu usługi). Dane do analityki są pseudonimizowane (identyfikator anonymousId) i przetwarzane w odrębnej bazie nieposiadającej powiązania z PII.
• Bezpieczeństwo Serwisu, wykrywanie nadużyć i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki prawne (przechowywanie dokumentów księgowych, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

IV. Udostępnianie danych — odbiorcy i procesorzy

Dane osobowe mogą być powierzane następującym kategoriom podmiotów przetwarzających, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych powyżej:

• Anthropic, PBC (USA) — dostawca modeli AI (Claude), które analizują CV i ogłoszenia o pracę. Transfer do państwa trzeciego odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) Komisji Europejskiej. Anthropic nie wykorzystuje przesyłanych treści do trenowania modeli (komercyjne API).
• Google Cloud Platform (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — hosting aplikacji, baza danych (Cloud SQL), kolejki i przechowywanie plików (Cloud Storage). Dane przechowywane są w regionie europe-central2 (Warszawa); pliki CV są szyfrowane „at rest".
• Autopay S.A. (Sopot, Polska) — operator płatności internetowych (BLIK, karta, przelew online). Szczegóły przetwarzania danych transakcyjnych określa regulamin Autopay.
• Resend, Inc. (USA) — wysyłka wiadomości transakcyjnych (magic link logowania, powiadomienia, follow-up). SCC jako podstawa transferu.
• Cybot A/S (Cookiebot) (Dania) — narzędzie do zarządzania zgodami na cookies (CMP).
• Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads (wyłącznie przy wyrażonej zgodzie marketingowej i analitycznej).
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel (wyłącznie przy wyrażonej zgodzie marketingowej).
• Podmioty świadczące usługi prawne, księgowe, doradcze i windykacyjne — w zakresie niezbędnym do realizacji ich umów.
• Organy publiczne i podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

V. Okresy przechowywania danych

• Dane konta i profilu: przez czas posiadania konta oraz 3 lata po jego usunięciu (okres przedawnienia roszczeń z umowy o świadczenie usług).
• Treść CV i wyniki analiz: do momentu usunięcia przez Użytkownika (z poziomu panelu) lub usunięcia konta. Po usunięciu konta pliki CV są kasowane z Cloud Storage w ciągu 30 dni.
• Dane rozliczeniowe (faktury, dowody zakupu): 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi).
• Logi techniczne i logi bezpieczeństwa: 12 miesięcy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej: do czasu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
• Dane pseudonimizowane na potrzeby analityki AI (oddzielona baza, brak powiązania z PII): bezterminowo, w celu długofalowego doskonalenia modeli.

VI. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do treści swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych do innego administratora,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora — w szczególności wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem,
• niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu — w Serwisie nie podejmujemy wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o algorytmy; wynik analizy AI ma charakter rekomendacyjny,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji praw skontaktuj się z nami mailem — adres email zostanie podany wkrótce. Większość praw możesz zrealizować samodzielnie w panelu użytkownika.

VII. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii (local storage, identyfikatory urządzenia). Zarządzanie zgodami na cookies realizowane jest przez platformę Cookiebot (Cybot A/S) — banner zgód widoczny jest przy pierwszej wizycie i pozwala w każdym momencie zmienić preferencje (link „Zmień ustawienia cookies" w stopce).

Wyróżniamy następujące kategorie cookies:

• Niezbędne — wymagane do działania Serwisu (utrzymanie sesji, zabezpieczenia CSRF). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Preferencyjne — zapamiętanie ustawień (język, stan UI). Podstawa: zgoda.
• Statystyczne — Google Analytics 4. Podstawa: zgoda.
• Marketingowe — Google Ads, Meta Pixel. Podstawa: zgoda.

Możesz w każdej chwili zmodyfikować ustawienia plików cookies w swojej przeglądarce lub w bannerze CMP. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji Serwisu.

VIII. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka — m.in. szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie danych w spoczynku (Cloud SQL, Cloud Storage), zasadę najmniejszego uprawnienia przy dostępie do baz, dwuetapowe uwierzytelnianie kont administracyjnych, audyty logów oraz okresowe przeglądy uprawnień.

IX. Zmiany polityki

O istotnych zmianach Polityki poinformujemy zalogowanych Użytkowników wiadomością e-mail oraz komunikatem w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja dokumentu zawsze dostępna jest pod adresem coffeejob.pl/privacy.

X. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

• Inspektor Ochrony Danych: adres email — wkrótce
• Realizacja praw: adres email — wkrótce
• Kontakt ogólny: adres email — wkrótce
• Adres do korespondencji: Sales&More S.A., ul. Bednarska 7, 00-310 Warszawa, Polska.